easybill lässt einen KI-Assistenten Rechnungen als Entwurf anlegen und wartet auf die Freigabe

Die Aufgabe

Der Hilfeartikel richtet sich an easybill-Kunden, die Rechnungen, Angebote und Gutschriften erstellen, Zahlungen erfassen und offene Posten prüfen. Der Connector bietet für dieselbe Arbeit einen zweiten Weg: Der Kunde beschreibt sein Anliegen im Chat mit einem KI-Assistenten, und der Assistent führt es im easybill-Konto aus.

Was sie getan haben

Die Einrichtung findet im KI-Assistenten statt, nicht in easybill. Der Kunde trägt die Adresse des easybill-Connectors in den Einstellungen des Assistenten ein, meldet sich mit seinem gewohnten easybill-Login an und bestätigt, dass der Assistent auf das Konto zugreifen darf. Als unterstützte Assistenten nennt der Artikel Claude, ChatGPT und Raycast, als Voraussetzung einen easybill-Tarif Professional oder Premium. Danach formuliert der Kunde seine Wünsche in normaler Sprache, zum Beispiel eine Rechnung für einen genannten Kunden mit Stunden und Stundensatz. Der Assistent legt das Dokument in easybill an. Er kann außerdem ein Angebot in eine Rechnung umwandeln, ein Dokument versenden, eine Zahlungserinnerung oder Mahnung auslösen, eine Zahlung erfassen und rein lesende Fragen beantworten, etwa wer noch nicht bezahlt hat. Der Artikel rät, den Kunden genau zu benennen, am besten mit der Kundennummer, alle Zahlen anzugeben und zu sagen, wie weit der Assistent gehen soll. Ohne diese Ansage bleibt ein Dokument ein Entwurf.

Wo die Freigabe liegt

Laut Artikel entsteht jedes Dokument zuerst als Entwurf. Festgeschrieben wird es erst, wenn der Kunde ausdrücklich zustimmt. Erst dann vergibt easybill die Rechnungsnummer, und das Dokument lässt sich nicht mehr ändern. Auch der Versand eines Dokuments und das Buchen einer Zahlung erfolgen nur nach Bestätigung durch den Kunden. Der Artikel rät, diese Aktionen im KI-Assistenten nicht auf die Einstellung „Immer erlauben“ zu stellen. Das Löschen läuft in zwei Schritten: erst eine Vorschau, dann die Bestätigung. Außerdem empfiehlt der Artikel, Entwürfe vor dem Festschreiben zu prüfen, weil es auch vom eingesetzten Assistenten abhängt, wie sauber Anweisungen umgesetzt werden.

Gut zu wissen

Die Quelle ist der Hilfeartikel von easybill selbst. Er beschreibt, was der Connector leisten soll, und zeigt keine Ergebnisse aus der Arbeit eines Kunden. Abgedeckt ist nur die Ausgangsseite: Eingangsrechnungen einlesen, Bankabgleich und DATEV-Export laufen nicht über den Connector. E-Rechnungen lassen sich nur per E-Mail versenden, der Assistent nennt Nummer und Summen, zeigt aber kein PDF, und Dateien lassen sich nicht anhängen. In den Tarifen Free und Starter lässt sich die Verbindung zwar einrichten, jede Anfrage endet dann aber mit einer Meldung, dass ein Upgrade nötig ist.

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