Eine Beraterin lässt Nachfass-E-Mails für unbezahlte Rechnungen von einer KI vorformulieren und versendet sie selbst

Die Aufgabe

Bei einer großen Rechnung war ein Kunde weit über das Zahlungsziel hinaus, und die Beraterin hatte nicht nachdrücklich nachgefasst. Die einzige Nachfrage war eine vage E-Mail, ob die Rechnung angekommen sei. Nach eigenen Angaben fühlt sich das Eintreiben von Geld für sie wie Betteln an. Deshalb gab es keinen festen Ablauf für überfällige Rechnungen, und jede Nachricht von Grund auf zu schreiben hieß, jeden Satz abzumildern.

Was sie getan haben

Die Beraterin hat mit ChatGPT drei E-Mail-Vorlagen erstellt, gespeichert und verwendet sie für jede überfällige Rechnung wieder. Die E-Mails gehen zu festen Zeitpunkten nach dem Fälligkeitsdatum hinaus und unterscheiden sich im Ton: zuerst freundlich und von einem Versehen ausgehend, dann sachlich mit Betrag, Fälligkeitsdatum und der Bitte um ein konkretes Zahlungsdatum, zuletzt direkt mit einer kurzen Frist. Jeder Entwurf entsteht aus einem wiederverwendbaren Prompt, den der Beitrag vollständig für die dritte E-Mail zeigt und der Kundenname, Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum aufnimmt und einen kurzen, ruhigen, professionellen Text ohne Entschuldigung für das Nachfassen verlangt. Die Beraterin weist darauf hin, dass KI von sich aus zu weichen, entschuldigenden Formulierungen neigt; der Prompt schließt das deshalb ausdrücklich aus. Um die langsamsten Zahler zu finden, hat sie außerdem die Rechnungs- und Zahlungsdaten eines Jahres in eine Tabelle eingefügt und ChatGPT die Kunden nach Zahlungsgeschwindigkeit ordnen lassen. Den Abschluss bildet ein Telefonanruf. Das ist aus ihrer Sicht ein Schritt, den KI nicht übernehmen sollte.

Was die Quelle berichtet

Laut Quelle dauert das Ausfüllen einer gespeicherten Vorlage etwa vier Minuten pro Kunde, früher waren es zwanzig Minuten, wenn jede Nachricht von Grund auf entstand. Laut Quelle lag die durchschnittliche Verspätung über die vereinbarte Zahlungsfrist hinaus bei 34 Rechnungen bei 19 Tagen. Die Quelle berichtet, dass die durchschnittliche Verspätung von 19 auf 6 Tage sank, nachdem die Rechnungsvorlage ein konkretes Fälligkeitsdatum und eine ausdrücklich genannte Verzugsgebühr erhielt, und dass etwa ein Drittel so viele Erinnerungs-E-Mails hinausgehen wie ein Jahr zuvor.

Wo die Freigabe liegt

Die KI entwirft nur. Die Beraterin liest jeden Entwurf, ergänzt Namen und Vorgeschichte des Kunden und verschickt ihn von ihrer eigenen E-Mail-Adresse, nicht aus der Buchhaltungssoftware. In den häufigen Fragen des Beitrags heißt es, dass es noch nicht verlässlich sei, KI überfällige Rechnungen ohne menschlichen Versand nachverfolgen zu lassen, solange sie nicht mit E-Mail und Buchhaltungssoftware verbunden ist, was laut dem Beitrag den meisten kleinen Unternehmen fehlt, und dass eine Nachricht, die eine Person abschickt, auch nach einer Person klingt. Auch den Anruf in der späten Phase führt die Beraterin selbst.

Gut zu wissen

Dies ist der persönliche Erfahrungsbericht einer Beraterin, und die Seite wirbt auch für deren KI-Coaching. Die Zahlen stammen also von ihr selbst. Den Rückgang der durchschnittlichen Verspätung führt sie vor allem auf klarere Rechnungsbedingungen zurück und nennt die Erinnerungs-E-Mails ein Pflaster. Die Zahlen sollten deshalb nicht allein als Wirkung des KI-Entwerfens gelesen werden. Die Buchhaltungssoftware der Beraterin sendet am Fälligkeitstag außerdem eine automatische Erinnerung, die dieser Eintrag nicht behandelt. Der Beitrag nennt den Zeitplan der Schritte an zwei Stellen etwas unterschiedlich und ist für Großbritannien geschrieben. Seine Aussagen zu den dortigen Regeln für Zahlungsverzug sind hier ausgelassen.

Prompt für Ihren Agenten

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