Eine Regeldatei leitet Claude Cowork an, jeden Morgen E-Mail-Antworten zu entwerfen

Die Aufgabe

Der Autor begann jeden Morgen mit einem vollen Posteingang: Antworten schreiben, dringende Nachrichten finden und einen Berg aus Newslettern, Benachrichtigungen und Belegen sortieren oder löschen. Das von Hand zu erledigen, bevor die eigentliche Tagesarbeit begann, kostete viel Zeit.

Was sie getan haben

Der Autor schrieb eine Regeldatei als reinen Text mit fünf Gruppen: überspringen, dringend, Antwort nötig, zur Information und Archiv. Jede Gruppe nennt bestimmte Absender und Signalwörter, weil der Assistent nicht wissen kann, wer als wichtig gilt. Ein einziger Prompt weist Claude Cowork dann an, die Regeldatei zu lesen, das Postfach zu öffnen, alle ungelesenen Nachrichten zu lesen und jede nach den Regeln einzuordnen. Braucht eine Nachricht eine Antwort, entwirft der Assistent sie aus dem Verlauf. Er legt eine einseitige Zusammenfassung ab: die dringenden Punkte mit der jeweiligen Begründung, die Antwortentwürfe, die Punkte zur Information und die Zahl der Archivkandidaten. Beim ersten Durchlauf archiviert er nichts und versieht jeden Archivkandidaten mit einem Prüf-Label. So kann der Autor die Einordnung eine Woche lang kontrollieren, bevor der Assistent direkt archivieren darf.

Was die Quelle berichtet

Laut dem Autor dauerte es früher 90 Minuten, einen Posteingang mit 127 E-Mails zu sortieren, zu beantworten und zu markieren. Nach Angaben des Autors dauert das Prüfen und Freigeben der Zusammenfassung heute 12 Minuten, womit 78 Minuten zurückkommen. Der Autor berichtet von etwa 90 Sekunden Prüfzeit pro Antwort, gegenüber etwa 5 Minuten, wenn er eine Antwort von Grund auf schreibt. Laut dem Autor lag die Trefferquote der Einordnung zunächst bei rund 80 Prozent, sodass etwa jede fünfte E-Mail in der falschen Kategorie landete, und stieg nach einer Woche Feinabstimmung der Regeln auf etwa 95 Prozent.

Wo die Freigabe liegt

Der Assistent entwirft nur. Laut Quelle kann der Gmail-Connector Entwürfe anlegen, aber nichts versenden. Der Autor liest daher jeden Entwurf in der Zusammenfassung, bearbeitet ihn und schickt ihn selbst ab. Archivkandidaten bekommen ein Label zur Kontrolle, statt archiviert zu werden. Die Quelle ergänzt, dass ein Versand über die Bedienung des Bildschirms (Computer Use) erst möglich ist, nachdem der Assistent zur Freigabe angehalten hat, und dass der Autor als feste Regel nie automatisch an externe Empfänger sendet.

Gut zu wissen

Die Quelle ist der Newsletter-Beitrag einer einzelnen Person, die Zahlen stammen also aus einem Postfach und aus eigenen Messungen des Autors. Der Prompt und die Beispielentwürfe im Beitrag verwenden Platzhalternamen. Der Autor beschreibt außerdem einen Fehler: Eine Regel, die den Assistenten Terminbestätigungen direkt versenden ließ, erzeugte eine Antwort mit dem falschen Tag, nachdem ein Kunde darum gebeten hatte, eine Besprechung zu verschieben. Daraufhin beendete der Autor das automatische Versenden an externe Empfänger. Die Quelle zeigt weder Kalendernutzung noch eine vom Assistenten gebuchte Besprechung.

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