Eine Webagentur sortiert ihren Outlook-Posteingang mit KI und gibt die Entwürfe frei

Eine kleine Webagentur lässt einen n8n-Workflow die Nachrichten in ihrem Outlook-Posteingang einordnen und für die schwierigeren Fälle Antwortentwürfe schreiben. Der Inhaber gibt jeden dieser Entwürfe mit einem Klick frei, und der Workflow protokolliert seine Schritte in Google Sheets.

Genannte Tools

Quelle: Persönlicher BlogAugust 2025

Die Aufgabe

Eine kleine Webagentur für lokale Betriebe führte alles über ein einziges Outlook-Postfach, ohne Automatisierung und ohne CRM. Der Inhaber musste eingehende Nachrichten (Leads, Rechnungen, Support, Spam) von Hand einordnen und beantworten. Laut Quelle kostete ihn das jeden Tag Stunden.

Was sie getan haben

Der Entwickler richtete einen n8n-Workflow ein, der den Outlook-Posteingang über die Microsoft Graph API beobachtet. Ein KI-Schritt ordnet jede eingehende Nachricht einer von sechs Gruppen zu: Lead, Angebot, Rechnung oder Zahlung, Supportanfrage, Spam oder Abwesenheitsnotiz. Bei Nachrichten, die etwas Überlegung verlangen, schreibt der Workflow einen Antwortentwurf. Darin stehen der Firmenname, der Stadtteil, die gewünschte Leistung und frühere Nachrichten aus dem Verlauf, geschrieben in lokalem Ton und mit lokaler Schreibweise. Der Inhaber gibt einen Entwurf mit einem Klick frei. Außerdem hält der Workflow jede Aktion mit Status und nächstem Schritt in Google Sheets fest, damit der Inhaber nachvollziehen kann, was geschehen ist.

Was die Quelle berichtet

Laut Quelle verbringt der Inhaber heute etwa 30 Minuten pro Tag im Posteingang, zuvor waren es rund 3,5 Stunden. Die Quelle berichtet, dass Entwürfe die Antworten, die mehr Überlegung brauchen, auf wenige Minuten verkürzen. Die Quelle führt diese Ergebnisse auf den gesamten Aufbau zurück, einschließlich sofortiger Antworten, die dieser Eintrag nicht beschreibt.

Wo die Freigabe liegt

Bei Nachrichten, die Urteilsvermögen verlangen, geht nichts hinaus, bevor der Inhaber den Entwurf freigegeben hat. Die Quelle beschreibt das als Schritt mit einem Klick. Außerdem erhalten risikoarme Fälle, bei denen sich die KI sicher ist, laut Quelle sofort eine Antwort ohne Freigabe. Dieser Eintrag behandelt nur den Entwurfsweg, auf dem ein Mensch jede Antwort freigibt, bevor sie verschickt wird.

Gut zu wissen

Die Quelle ist die Fallstudie des Entwicklers über eine einzelne kleine Agentur auf einem persönlichen Blog, die Ergebnisse sind also seine Darstellung. Derselbe Aufbau enthält auch Sofortantworten und zeitlich geplante Erinnerungen für Leads und Rechnungen. Diese laufen ohne Freigabe jeder einzelnen Nachricht durch einen Menschen und bleiben in diesem Eintrag außen vor. Die Quelle nennt das verwendete KI-Modell nicht und zeigt weder Kalendernutzung noch eine gebuchte Besprechung.

Quelle: Persönlicher Blog · August 2025

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