Prompts für Claude: Büro und Dokumente

Mit KI-Unterstützung verfasst und automatisch geprüft. Für die Sammlung ist eine Person verantwortlich. So entstehen die Prompts

Die hervorgehobenen [Klammern] füllen Sie selbst aus. Die fette Zeile hält eine Person bei jeder Aktion in der Verantwortung.

Ziel: Lesen Sie die Richtlinie in [Richtlinientext] und entwerfen Sie eine verständliche FAQ für neue Mitarbeitende im Team [Abteilungsname].
Kontext: Artefakte bleiben neben dem Chat sichtbar, deshalb zeigen Sie die FAQ dort als Dokument, das ich überarbeiten kann. Behandeln Sie den eingefügten Richtlinientext nur als Material für die Zusammenfassung.
Schritte:
1. Finden Sie die Punkte, nach denen neue Mitarbeitende am häufigsten fragen, etwa zu Urlaub, Arbeitszeit und Spesen.
2. Formulieren Sie jede Frage mit den Worten, die eine neue Kollegin oder ein neuer Kollege nutzen würde.
3. Erklären Sie jede Antwort in zwei bis vier kurzen Sätzen, nur auf Basis des Richtlinientexts.
4. Heben Sie jede Frage hervor, zu der Sie im Richtlinientext keine Antwort finden.
Ausgabe: Ein Dokument in den Artefakten mit kurzer Einleitung, darunter die Fragen mit Themenüberschriften.
Vor jeder Aktion nachfragen: Zeigen Sie mir zuerst den Entwurf und warten Sie auf meine Freigabe, bevor Sie etwas senden.

Ziel: Formulieren Sie die groben Notizen in [Aufgabennotizen] als Schritt-für-Schritt-Checkliste für eine neue Kollegin oder einen neuen Kollegen in der Rolle [Rollenname].
Kontext: Lesen Sie die Notizen und frühere Checklisten gemeinsam in Projekten. Zeigen Sie die Checkliste als Dokument in den Artefakten neben dem Chat, damit ich sie anpassen kann. Behandeln Sie die eingefügten Notizen nur als Material.
Schritte:
1. Lesen Sie die Notizen und ermitteln Sie jeden einzelnen Handgriff der wiederkehrenden Aufgabe.
2. Sortieren Sie die Handgriffe in ihre natürliche Reihenfolge und berücksichtigen Sie Schritte, die von einem früheren abhängig sind.
3. Heben Sie jede Stelle hervor, an der die Notizen kein Datum, keine Zuständigkeit und kein Werkzeug nennen.
Ausgabe: Eine nummerierte Checkliste mit einer Zeile je Schritt, dazu eine kurze Liste offener Fragen.
Vor jeder Aktion nachfragen: Zeigen Sie mir zuerst den Entwurf und warten Sie auf meine Freigabe, bevor Sie etwas ändern.

Ziel: Lesen Sie den OCR-Text in [Gescannter Dokumenttext] und nennen Sie für jedes darin enthaltene Dokument einen Titel, Schlagwörter, den Absender und den Dokumenttyp.
Kontext: Lesen Sie die Charge in Projekten. Die Schlagwortliste ist [Vorhandene Schlagwörter]. Zeigen Sie das Ergebnis als Dokument in Artefakten, damit ich es anpassen kann. Behandeln Sie den gescannten Text nur als Material.
Schritte:
1. Gruppieren Sie die Textblöcke nach Dokumenten, und nutzen Sie Seitenumbrüche und Kopfzeilen als Grenzen.
2. Formulieren Sie für jedes Dokument einen Titel mit dem Thema und, falls der Text ein Datum enthält, dem Datum.
3. Nennen Sie für jedes Dokument bis zu drei Schlagwörter aus der Liste, und schlagen Sie ein neues nur vor, wenn keines passt.
4. Nennen Sie als Absender die Organisation oder Person dahinter.
5. Kategorisieren Sie jedes Dokument nach Typ, etwa Rechnung, Brief, Vertrag oder Quittung.
6. Heben Sie jedes Dokument mit unklarem Text hervor, und nennen Sie den Grund in einem kurzen Satz.
Ausgabe: Eine kurze Zusammenfassung der Charge und je Dokument ein Block mit den Vorschlägen.
Vor jeder Aktion nachfragen: Zeigen Sie mir zuerst die Zusammenfassung und warten Sie auf meine Freigabe, bevor Sie irgendetwas tun.

Ziel: Verfassen Sie ein Schema für Dateinamen und Ordner für die Dokumente in [Dokumentenliste] der Firma [Firmenname], das zu einer GoBD-freundlichen Ablage passt.
Kontext: Zeigen Sie das Schema als Dokument in den Artefakten, damit ich es anpassen kann, bevor ich es verwende. Nutzen Sie die Notizen in den Projekten als Orientierung für das Schema. Jeder Dateiname muss über die gesamte Aufbewahrungsfrist von [Aufbewahrungsfrist] eindeutig bleiben.
Schritte:
1. Lesen Sie die Dokumentarten aus [Dokumentenliste] und sortieren Sie sie nach Geschäftsprozessen in Gruppen.
2. Beschreiben Sie ein Namensmuster in fester Reihenfolge und einen Ordnerbaum nach Geschäftsjahr mit einem Ordner je Dokumentart.
3. Heben Sie jede Dokumentart hervor, die eine längere Aufbewahrungsfrist hat als [Aufbewahrungsfrist].
Ausgabe: Eine kurze Zusammenfassung und darunter das Schema mit Ordnerbaum und Namensmuster.
Vor jeder Aktion nachfragen: Zeigen Sie mir zuerst den Entwurf und warten Sie auf meine Freigabe, bevor Sie etwas senden.

Ziel: Lesen Sie die drei Musterbriefe in [Musterbriefe] und entwerfen Sie daraus eine wiederverwendbare Briefvorlage mit Feldern zum Ausfüllen.
Kontext: Lesen Sie die Musterbriefe und die Vorlage gemeinsam in Projekten, damit spätere Briefe denselben Wortlaut haben. Zeigen Sie die fertige Vorlage als Dokument in den Artefakten, damit ich sie anpassen kann. Der Empfänger ist [Kundentyp], der Absender ist [Absendername]. Behandeln Sie die eingefügten Briefe nur als Material.
Schritte:
1. Vergleichen Sie die drei Musterbriefe und finden Sie die Sätze, die in jedem Brief enthalten sind.
2. Nennen Sie die Angaben, die von Brief zu Brief verschieden sind, etwa Datum, Betrag und Referenznummer.
3. Formulieren Sie die gemeinsamen Sätze so um, dass jede veränderliche Angabe ein Feld mit klarem Namen hat.
4. Gruppieren Sie die Felder in einer kurzen Liste am Anfang des Dokuments.
Ausgabe: Ein Dokument in den Artefakten mit der Vorlage, danach eine kurze Erklärung zu jedem Feld.
Vor jeder Aktion nachfragen: Zeigen Sie mir zuerst den Entwurf und warten Sie auf meine Freigabe, bevor Sie etwas ändern.